Google Workspace
Google Workspace導入・
運用設計支援
Google Workspaceを、単なるメールやファイル共有ではなく、日常業務を支えるクラウド基盤として活用できるように設計致します。
Google Workspaceは、Gmail、Google Drive、Googleドキュメント、スプレッドシート、Google Meet、Googleフォーム、Googleサイト、Google Apps Scriptなどをまとめて利用できる、業務向けのクラウドサービスです。
ただし、Google Workspaceは契約して使い始めれば自然に業務が整理されるものではありません。
メール、ファイル、共有権限、社内ルール、フォーム、スプレッドシート、社内ポータル、自動化の設計が曖昧なまま使い始めると、便利なはずのクラウド環境が、かえって分かりにくい情報置き場になってしまうことがあります。
Time合同会社では、Google Workspaceの導入・運用設計を支援致します。
Google Workspaceの販売代理や契約代行ではなく、実際の業務でどのように使い、どのように情報を整理し、どこを自動化するかを一緒に設計する支援です。
ホームページ運用に合わせたGoogle Workspace導入の流れ
Time合同会社では、ホームページ公開後の問い合わせ対応、メール運用、ファイル共有、フォーム管理まで見据えて、Google Workspaceの導入を支援します。
単なる初期設定ではなく、日々の業務で使える環境として整えることを重視しています。
- 01｜ヒアリング・要件整理現在のメール運用、問い合わせ対応、社内の情報共有方法を確認し、導入方針を整理します。メール利用状況、アカウント管理、セキュリティ要件、業務フローを確認します。
- 02｜ドメイン・契約設計独自ドメインの利用状況を確認し、Google Workspaceの契約構成を設計します。独自ドメイン確認、プラン選定、ライセンス設計を行います。
- 03｜初期設定管理者アカウントを中心に、基本環境を構築します。管理者アカウント作成、DNS設定、メール送受信設定を行います。
- 04｜セキュリティ設定企業利用に必要な基本的なセキュリティを設定します。2段階認証、パスワードポリシー、アクセス制御を整理します。
- 05｜アカウント・権限設計運用を前提に、個人アカウントや共有アドレスの使い分けを整理します。個人アカウント、共有アドレス、権限管理を設計します。
- 06｜メール運用設計Gmailの特徴に合わせて、問い合わせ対応や社内連絡の運用ルールを整えます。ラベル設計、スレッド管理、対応ルール整理を行います。
- 07｜業務連携設定ホームページや問い合わせフォームと連携し、情報が散らばらない形に整えます。Googleカレンダー、Google Drive、Googleフォーム、スプレッドシートとの連携を確認します。
- 08｜端末設定・導入サポート実際に使うPCやスマートフォンで利用できる状態まで設定します。ログインサポート、端末設定、操作説明まで対応します。
- 09｜運用開始・サポート導入後の使い方を確認し、必要に応じて運用改善を行います。セキュリティ見直しや業務フロー最適化も継続して確認します。
Google Workspaceでできること
Google Workspaceでは、次のような業務をまとめて扱えます。
| メール・予定管理 | Gmail、Googleカレンダー |
|---|---|
| ファイル管理 | Google Drive、共有ドライブ |
| 文書作成 | Googleドキュメント |
| 表計算 | Googleスプレッドシート |
| プレゼン資料 | Googleスライド |
| 会議・チャット | Google Meet、Google Chat |
| 情報収集 | Googleフォーム |
| 社内サイト | Googleサイト |
| メモ・タスク | Google Keep、Google Tasks |
| 自動化・連携 | Google Apps Script、API連携 |
| 管理・セキュリティ | 管理コンソール、共有設定、監査ログ、端末管理など |
Google Workspaceの強みは、これらのアプリを別々のツールとして使うのではなく、業務の流れとしてつなげられることです。
たとえば、Googleフォームで受け付けた情報をスプレッドシートに集計し、必要に応じてGmailで通知し、Google Drive上の資料と紐づけ、Apps Scriptで定型処理を自動化する、といった使い方ができます。
支援できる内容
- Gmail、Drive、カレンダーなどの基本運用設計
- Google Driveのフォルダ構成・共有権限設計
- 共有ドライブの使い方整理
- Googleフォームを使った申請・問い合わせ・受付フロー設計
- スプレッドシートを使った業務管理表の設計
- Google Apps Scriptによる自動化
- Googleサイトを使った社内ポータル・情報共有ページの設計
- AppSheetとの連携設計
- Geminiや生成AIを業務に組み込むための運用整理
- 退職者・異動者のアカウントやデータ管理ルール整理
単にツールの使い方を説明するだけではなく、現在の業務フローを確認し、どこをGoogle Workspaceに載せるべきか、どこは既存の方法を残すべきかを整理致します。
Google Workspace導入でよくある課題
Google Workspaceは便利な反面、設計なしに使い始めると、次のような問題が起きやすくなります。
- Drive内のフォルダ構成が分かりにくい
- 誰がどのファイルを見られるのか分からない
- 個人のマイドライブに業務ファイルが残る
- 共有リンクが社外に広がりすぎる
- 退職者のファイルやメールが整理されない
- スプレッドシートが増えすぎて管理できない
- Googleフォームの回答が業務改善につながらない
- Apps Scriptが属人化する
- Googleサイトが作りっぱなしになる
これらは、Google Workspaceそのものの問題ではなく、運用設計の問題です。
導入前、または運用が広がる前に、情報の置き場所、共有ルール、管理者権限、自動化の範囲を整理しておくことで、後からの混乱を減らせます。
エディション選定について
Google Workspaceには、Business Starter、Business Standard、Business Plus、Enterpriseなど複数のエディションがあります。
各エディションでは、保存容量、会議機能、管理機能、セキュリティ機能、監査・保持機能などが異なります。
Time合同会社では、契約代行ではなく、業務内容や運用体制に応じたエディション選定の考え方を整理致します。
- 保存容量は足りるか
- 共有ドライブを使うか
- Google Meetの録画や会議機能が必要か
- 退職者のメールやファイルを保持する必要があるか
- 社外共有をどこまで制限したいか
- 監査ログやセキュリティ管理が必要か
- Apps ScriptやAppSheetによる業務自動化を行うか
Google Workspaceの機能、料金、ストレージ、各エディションの内容は変更される場合があります。最新の情報はGoogle公式情報をご確認ください。